Kearsipan

Kearsipan 

 Pengertian kearsipan adalah keseluruhan kegiatan pengurusan arsip yang meliputi penciptaan, penyimpanan dan penemuan kembali, penyelamatan dan penyusutan arsip.

Sistem penyimpanan terdiri dari beberapa macam, yaitu :
       
        1. Sistem abjad 

Sistem abjad adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang disusun berdasarkan pengelompokan nama orang/badan/organisasi. Nama orang/badan/organisasi tersebut disusun berdasarkan urutan abjad.

Sistem ini merupakan dasar dari sistem penyimpanan yang lain. Sistem abjad adalah sistem yang tertua, langsung, dan yang paling banyak digunakan. Disebut sistem langsung (direct filing system) karena dapat langsung mencari arsip tanpa menggunakan kartu indeks. Sistem ini juga sederhana dan mudah karena pada umumnya orang mempunyai kecenderungan lebih mudah mengingat nama orang/badan organisasi dibandingan dengan nomor atau angka.

2. Sistem masalah

 Kearsipan Sistem Masalah adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip berdasarkan masalah/ pokok isi surat. Dalam hal ini surat-surat disimpan berdasarkan perihal surat, misalnya surat ijin pegawai disimpan dalam kelompok surat ijin, surat tentang keuangan disimpan di kelompok keuangan, dan sebagainya. 
Daftar klasifikasi dalam kearsipan merupakan suatu pedoman untuk pemberian kode arsip sekaligus merupakan pedoman penyimpanan dan penemuan kembali arsip. Khusus dalam kearsipan sistem masalah daftar klasifikasi dibuat lebih dahulu dan ditetapkan oleh organisasi untuk dijadikan sebagai pedoman. Untuk organisasi yang kecil biasanya klasifikasinya hanya berdasarkan asalah utama, untuk organisasi tingkat menengah klasifikasi berdasarkan masalah utama dan sub masalah, sedangkan untuk organisasi yang besar klasifikasi dibuat berdasarkan masalah utama, sub masalah dan sub-sub masalah. 

3. Sistem tanggal

Penyimpanan arsip sistem tanggal adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang disusun berdasarkan tahun, bulan, dan tanggal arsip dibuat. Sistem ini merupakan sistem yang sederhana dan mudah, tetapi sistem ini seringkali menggunakan alat bantu lain (kartu indeks) untuk menemukan arsip yang dicari. Hal ini dekarenakan orang sangat sulit untuk mengingat tanggal kapan surat tersebut dibuat. Apalagi jika arsip yang dicari sudah terjadi beberapa tahun yang lalu.

4. Sistem wilayah

Filing sistem wilayah/geografi adalah suatu filing arsip melalui pengklasifikasian surat/warkat berdasarkan wilayah dengan berpedoman kepada daerah atau alamat surat. Sistem ini banyak di pakai oleh kantor atau instasi yang mempunyai cabang/perwakilan di beberapa daerah.

5. Sistem nomor

Sistem nomor adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang disusun dengan menggunakan
kode angka/nomor. Adapun sistem nomor yang digunakan berdasarkan peraturan yang sudah lazim digunakan yakni.

1. Sistem penyimpanan arsip berdasarkan nomor Dewey
2. Sistem penyimpanan arsip berdasarkan nomor seri (urut)
3. Sistem penyimpanan arsip berdasarkan terminal digit